Consumidores

Instrucciones para realizar un pedido.

En un calendario estarán fijadas con antelación las fechas de recogida de pedido y la fecha tope para rellenar las hojas de pedido antes de cada pedido. Las fechas de días de recogida habrá que solicitarlas siempre y con antelación a las diferentes entidades públicas hasta que tengamos local cedido. Para ello designaremos a uno o varios responsables.

Para los productos más consumidos y que no tienen portes, los pedidos se harán cada 2 semanas. El calendario fijará qué días pediremos el resto de productos. Estos pedidos se espaciarán más en el tiempo, más o menos una vez cada 2-3 meses. El coste de los portes se repartirá entre las unidades de consumo que hayan pedido.

Antes de que llegue la fecha tope fijada, cada unidad debe rellenar las hojas de pedido gracias a la aplicación Drive de google. Una vez se accede a la dirección de correo asociado a los pedidos del grupo encontraremos las hojas de control así como una "Guía de uso de la hoja de pedidos" elaborada por el creador de la misma que explica cómo se utiliza.

Cada mes habrá una hoja de pedidos distinta, con un nombre tipo "Hoja de control de pedidos - Diciembre 2012 P1", siendo en el archivo correspondiente al mes en curso en el que se deben rellenar los datos para hacer el pedido. P1, P2 o P3 corresponderá al número de pedido que se realizan en ese mes, por ejemplo, Hoja de pedido Diciembre P2, sería el segundo pedido de diciembre.

Las hojas de pedidos de meses anteriores serán accesibles en modo consulta pero no se podrán modificar (excepto por los responsables del pedido). Esto se hace así para: permitir que cuando los pedidos se hagan con más frecuencia no se solapen pedidos en la misma hoja de cálculo; evitar que se modifiquen datos en una hoja de pedido después de que los responsables de éste ya hayan cerrado las cuentas; permitir consultar pedidos anteriores para resolver posibles dudas o errores que se detecten.

Finalmente, en la pestaña Contabilidad, que solo pueden modificar los responsables del pedido, encontramos las cuentas. Los nuevos aportes de dinero han de entregarse a los responsables del pedido preferiblemente los días de recogida de pedidos o en las asambleas o reuniones del grupo.

Instrucciones para la recogida del pedido

Preferiblemente los días de pedido serán los jueves, excepto festivos, para que los proveedores que también suministran a Ciudad Real se pasen a su vez por Miguelturra y no tengan que desplazarse 2 días gastando el doble de combustible. Para recoger el pedido hay que acudir en la fecha fijada en el local fijado a partir de las 19:00 y hasta las 20.00 horas.

Es recomendable llevar bolsas o carrito para llevarse los productos.

Cada unidad tiene que llevar una lista con las cosas que ha pedido para comprobar antes de marcharse con los responsables de pedido, que todo está bien.

Las unidades que tengan que poner dinero para el próximo pedido lo entregarán este día a los responsables.

Instrucciones para los responsables del pedido

Para cada nuevo pedido habrá dos unidades de consumo responsables, de manera que el trabajo se reparta y no sea costoso. De las dos, una unidad será “de arrastre”, es decir, que ya participó en el pedido anterior..

Las unidades responsables y las de arrastre se decidirán de forma consensuada en un calendario previo de 3 o 4 meses. Pudiendo cambiar las fechas si surge algún imprevisto previa comunicación al grupo y búsqueda de unidad sustituta. Estas dos unidades se repartirán el trabajo que conlleva hacer un pedido para el grupo de consumo. A grandes rasgos, las tareas son:

1) Entrar en la hoja de pedidos el día después de la fecha tope fijada para rellenarla y recopilar los productos que se va a pedir a cada proveedor.

2) Contactar con cada proveedor para comunicarle el pedido y quedar con ellos en la entrega, a poder ser el mismo día de la recogida.

3) Pagar a cada proveedor de la manera que corresponda, ya que unos quieren ingreso vía banco y, la mayoría, pago en efectivo el día de la entrega.

4) La tarde de la recogida, cuando toda la mercancía esté en el local, los responsables –antes de que llegue la hora en la que la gente empezará a llegar- han de distribuir los productos de cada unidad de consumo agrupado, consultando las hojas de pedido  y hacer las cuentas de cada unidad en el libro de cuentas. Es importante tener en cuenta que algunos los precios de las hojas de pedido, son orientativos.

5) No hay que olvidar dividir el importe de los portes de los productores que nos los cobren entre los productos pedidos y aplicar el coste a cada unidad de consumo que haya pedido cosas de esos productores.

6) Esa tarde, debe quedar claro qué unidad será la de arrastre para el próximo pedido y qué nueva unidad se incorpora al equipo para el siguiente pedido. A los nuevos se les pasará la caja del dinero y el libro de cuentas.

7) Las cuentas apuntadas en el libro han de trasladarse a la hoja Excel de las cuentas, para que todo el mundo pueda ver el dinero que le queda.

8) Hay que anotar tanto en el libro de caja como en la hoja de cálculo.